Стремительное развитие цифровых технологий и коммуникаций, их внедрение в повседневную деятельность неизменно приводит к необходимости оптимизации документооборота и перевода большинства бумажных документов в электронный формат.
Электронный документооборот, его роль в повышении эффективности бизнеса
Вопрос о том, чтобы полностью отказаться от бумаги, окончательно не решен, однако, количество печатных писем, отчетов, счетов и прочих деловой корреспонденции, с которой все привыкли работать не бумажном носителе, значительно сокращается. Причиной тому внедрение в организациях систем электронного документооборота. Крупные государственные и коммерческие предприятия давно уже успели подключить СЭД, внедрить ее в работу, и уже получили первые результаты подтверждения эффективности электронной платформы сбора, передачи, систематизации и архивирования цифровых документов.
СЭД – незаменимый помощник в том, чтобы навести порядок с документами. По сути это та же номенклатура дел, только в цифровом формате. Соответственно сэд помогает:
- систематизировать по отдельным электронным папкам всю документацию (входящую и исходящую корреспонденцию, бухгалтерские, кадровые, хозяйственные, другие документы);
- распределить контрольные и неконтрольные поручения руководителя;
- проследить исполнение сроков.
Даже многочисленные согласования между профильными отделами и окончательное подписание документа осуществляется посредством СЭД. Это, во-первых, снижает временные затраты на прохождение всех этапов документа, во-вторых, обеспечивает надежный контроль, что, в свою очередь, не может не мотивировать сотрудников к максимально продуктивной работе.
Преимущества электронного документооборота
Внедрение СЭД в организации с первых дней запуска ресурса помогает понять все плюсы электронной платформы:
- Ускорение обработки поступающей документации.
- Сокращение временных затрат в процессе прохождения цифрового документа от руководителя к исполнителям.
- Благодаря эффективной системе поиска любой документ можно найти за считанные секунды, а вместе с ним – отследить результат исполнения и увидеть всю историю его прохождения.
- Значительно сокращаются затраты на канцелярские принадлежности. С внедрением сэд компании уже не нужно бумаги, ручек, карандашей или бумажных папок в прежних объемах.
Еще одно важное преимущество такой системы в том, что она позволяет проанализировать состояние исполнительской дисциплины, причем по каждому конкретному сотруднику. Это, безусловно, важный фактор, который в целом положительно влияет, как на работу персонала, так и эффективность бизнеса в целом.